就業規則の必要性と作り方(雛形)

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就業規則の必要性と意義

労働基準法89条に定められている「就業規則」とは、パートタイム労働者やアルバイトも含めて常時10人以上の労働者を使用する使用者に作成・届出義務が課されるもので、原則事業場を単位として作成し、労働基準監督署に届け出るものです。

「使用者」とは必ずしも企業の経営者ではなく、現場の責任者である工場長、支店長といった立場の人も「事業主のために行為をするすべての者(労基法10条)として就業規則の作成・届出義務を負うものとされています。

ただし、各事業場の就業規則が本社と同一内容であり、労働者代表の意見書の正本が添付された就業規則を事業場の数に応じて準備できるといった要件を満たしている場合は、本社の一括届出も可能とされています。

就業規則に定められているものには、労基法等の法令上規定することを要求されている労働条件だけでなく、社是・従業員心得・服務規律といった事項も含まれています。

就業規則は単に労働条件を定めたものというよりは、職場を動かして規律する「職場のルール」を定めたもの、と理解するほうが実態に即していると考えられます。

就業規則に必ず記載しなければならないものとして労基法に規定されている項目は「絶対的必要記載事項」と呼ばれ、以下の項目が該当します(労基法89条1〜3号)。

  1. 始業・就業の時刻
  2. 休憩時間(時間の長さや時間帯について)
  3. 休日(所定休日と法定休日、休日の振替や代休について)
  4. 休暇(法定の年次有給休暇・産前産後休業や任意に定められる夏季休暇・慶弔休暇などについて)
  5. 就業時転換に関する事項(主に交替制勤務を取る場合)
  6. 賃金(臨時のものを除く)の決定、計算方法
  7. 賃金の支払方法
  8. 賃金の締切りおよび支払いの時期
  9. 昇給に関する事項
  10. 退職に関する事項(解雇の事由も含む)

絶対的必要記載事項に対し、「相対的必要記載事項」は事業場がそのことについて何らかの定めをした場合には、必ず就業規則に盛り込まなければならないとされているものです。

相対的必要記載事項に該当する項目は、以下のとおりです(労基法89条3号の2〜10号)。

  1. 退職手当の支給が適用される労働者の範囲
  2. 退職手当の決定・計算・支払いの方法
  3. 退職手当の支払いの時期に関する事項
  4. 臨時の賃金等(退職手当を除く)および最低賃金額に関する事項
  5. 労働者の食費、作業用品その他の負担に関する事項
  6. 安全及び衛生に関する事項
  7. 職業訓練に関する事項
  8. 災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項
  9. 表彰および制裁の種類および程度に関する事項
  10. その他当該事業場の全労働者に適用される定めに関する事項

絶対的必要記載事項、相対的必要記載事項に含まれない社訓や就業規則の制度趣旨といったものは「任意的記載事項」で、記載がなくても法令には抵触しませんが、就業規則の条文の理解を深めたり、従業員に経営理念を浸透させるといった効果を狙って活用する企業等も少なくありません。

総則および採用・異動・退職・解雇

企業では就業規則に前文を備え、経営理念などを掲げることが多いと思われます。

しかし就業規則の本質に鑑みて、会社と従業員のいわば「約束事」であることから、双方がこの就業規則によって何らかの義務を負うものであるということも明確にしておくことが望ましいとされています。

就業規則本文の冒頭に来る「総則」には、就業規則の目的、従業員の種類、適用範囲、用語の定義など規則全般に関連する事項が入りますが、適用範囲は必ず明確にすること、法改正の影響を受けたなどの事情で、規則に規定がない場合の法令等への委任規程を整備しておくことは、後のトラブルを避ける意味でも重要であると考えられます。

就業規則は会社と雇用関係にある従業員を対象にしていますが、内定を経て従業員になる者にとって、正式に入社後、一連の正当な手続きに則って従業員の身分を取得したことを明らかにする上で、採用の手続きを就業規則等で明確にすることは重要と考えられています。

応募者の採用基準は原則として会社の自由です。

しかし、全社的な採用基準を確立し、従業員の身分の明確にするため、採用基準を就業規則で規定しておく場合があります。

採用しない条件を定めるのも原則自由ですが、たとえば「40歳以上の者」といったような年齢制限を定めることは、一部の例外を除いて雇用対策法で禁止されています。

採用の内定を取り消す場合においても、明確に基準を定めておく必要があります。

判例・通説では内定は解約権の留保された労働契約が成立しているものと解されており、取り消すにあたっては解約権留保の趣旨・目的に照らして客観的に合理的で社会通念上相当であることが認められなければなりません。

就業規則にも、採用内定取り消しとして是認されうる要件を具体的に掲げておくことが重要になります。

多くの会社が人を雇い入れる際、最初に試用期間を定めています。

雇い入れられた後の段階なので、就業規則は当然に適用されますが、試用期間の過ぎた社員とは異なった取り扱いがされる場合があります。

特に「試用期間中の解雇」はいちばん問題になりやすいところです。

試用期間でも「解雇権の濫用法理」は適用されますので、試用期間だからといって「従業員の適格性に欠ける」という理由だけで合理的な根拠もなく解雇することはできないと考えられます。

就業規則には、適格性がないと合理的に認められる解雇事由を具体的に挙げておき、実際に解雇する場合にはそのいずれに該当するかを明確に示せるようにする必要があります。

モデル就業規則の中には、採用時に選考試験と合わせて健康診断を行う旨を記載しているものもありますが、これは入社後の適正配置や健康管理に役立てるのが目的で、安衛法上義務付けられている「雇い入れ時」の健康診断とは異なる性質のものと考えられています。

採用選考の基準の中に健康診断の結果を入れるのは、就職差別につながるおそれもあるため、健康診断が応募者の適性と職務遂行能力を判断する上で合理的かつ客観的にその必要性が認められる範囲に限定して行われるべきものであるとしています。

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就業規則にはよく「業務上必要のある場合には配置転換・転勤を命じることができる」等の規定が見られます。

長期雇用を前提とする労働者についての労働契約は、労働者が提供する労働力の使用の態様等については包括的に使用者に委ねられているもので、個々の具体的労働を直接約定するものではない、という考え方から、判例などではこの規定が仮になかったとしても配置転換や転勤を命じることは原則可能であるとされています。

しかし、上記のような規定が定められていればより一層強い根拠となり得るため、大抵の会社で就業規則に記載されているというのが実情です。

前記にあるように、会社は従業員が従事する労働の種類、態様、場所について決定する権限がありますが、無制限で認められるわけではありません。

業務上の必要性が全くない場合、他の不合理な目的のためになされる場合、労働条件が著しく悪化する場合、当該従業員の私生活に著しい不利益を生ずる場合など、就業規則に規定があったとしてもその配置転換や転勤命令は権利の濫用とされ、命令は無効となります。

「出向」「転籍」については、会社が社員に命令し、社員がこれに従うことを承諾した場合にのみ初めて可能になるもの、と考えられています。
ですので、就業規則に出向・転籍を命じることができる旨の規定を置いたとしても、これを根拠に無条件で社員を出向・転籍させられるわけではありません。

従業員の承諾があったとみることができるためには、就業規則に出向の期間や出向先の範囲、出向させる理由や賃金など労働条件の取り扱い、出向にあたっての手続きなどについて具体的に記載し、従業員がそれを読んで異議を述べない場合に「黙示的な合意」があったといえる程度の内容を備えておく必要があります。

転籍についてはもとの会社との労働契約を終了させるものなので、就業規則の定めだけを根拠に命令することは不可能で、必ず当該従業員と個別に合意することが必要になります。

転勤や職位の変更も、往々にして出向などと同様に労働条件の変更を伴います。

会社がこれらの人事を行うことに関して、「従業員の技能、経験、生活事情等を考慮する」といった規定を就業規則に置くことがあります。

これは、労契法の「仕事と生活の調和(ワークライフバランス)」への配慮規定(3条)や、育介法にある転勤の際の配慮規定(26条)などに基づくものです。

退職に関する就業規則で、退職予告期間を明確に定めておくことが重要ですが、これは当該従業員が退職するまでに事務の引き継ぎをしてもらう時間を確保する目的もあります。

民法627条1項では、従業員は2週間前までに予告すれば退職できると定められていますが、月給者等の場合は同条第2項で「次期以後について申し入れをすることができる」とあることから、多くの就業規則では予告期間を30日としてする例もみられます。

定年は法令で決められた制度ではなく、設けるかどうかは会社の自由です。

ただし定年制を設ける場合は高年齢者雇用安定法に留意する必要があります。

同法で現在、65歳までの雇用確保措置が会社に義務づけられていますので下記のいずれかの措置を実施しなければなりません。

  1. 定年制の廃止
  2. 65歳までの定年の引上げ
  3. 65歳までの継続雇用制度

?をとるのであれば、そもそも定年の定めを就業規則から削除すれば足り
?なら就業規則にある定年年齢が65歳未満であれば、それを65歳に書き換えることで対処できます。

解雇は労使間で最も深刻なトラブルをもたらす問題だけに、就業規則にも解雇事由や手続きについてはきちんと定めておくことが不可欠となります。

解雇事由に「その他やむを得ない事由があるとき」といったような包括条項を加えておくことも可能ですが、解雇権の濫用になる事由は無効です(労契法16条)。

また、下記の例など法令上解雇制限がされているものについては解雇事由にはできません。

解雇事由にできない例
  • 不当労働行為となる解雇(労組法7条)
  • 国籍・信条等を理由とする解雇(労基法3条)
  • 解雇制限期間中の解雇(同19条)
  • 監督機関等に対する申告・申出を理由とする解雇(同104条等)
  • 男女の性別を理由とする解雇(均等法6条)
  • 女性の婚姻・妊娠・出産・産休を理由とした解雇(同9条)
  • 女性の妊娠中および産後1年以内の解雇(同9条)
  • 育児・介護休業を申し出たこと、休業したことを理由をする解雇(育介法10・16条)
  • 公益通報をしたことを理由とする解雇(公益通報者保護法3条)など

解雇には「普通解雇」「整理解雇」「懲戒解雇」がありますが、いずれにしても解雇を行うには、その事由について就業規則で規定しておくことが必要です。

解雇はその不利益が大きいことから、限定列挙で規定すべきという考え方が有力です。

整理解雇は会社側の事情で行われるため、判例などではさらに厳しい制約が課せられており、いわゆる「整理解雇の4要件」を満たすことが必要とされています。

整理解雇の4要件
  • 人員整理の必要性が認められるか
  • 解雇回避の努力義務が尽くされているか
  • 対象労働者の選定に合理性があるか
  • 十分な説明や協議等その手続きに妥当性があるか

パートやアルバイト、あるいは契約社員や嘱託社員との間で締結されることの多いのが有期労働契約です。

契約の更新を繰り返して長期間在職している従業員も多く、一定期間雇用が継続した後に、今回の期間満了をもって更新しない、いわゆる「雇止め」を告げられるとトラブルに発展するケースが少なくありません。

有機労働契約の更新が何度も繰り返され、実質的に無期の契約と変わらないと判断される場合などは、労働契約法19条で当該「雇止め」が、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められないとして無効とされる可能性があります。

厚生労働省から出された指針「有期労働契約の締結、更新及び雇止め関する基準」(平15.10.22厚労省告示356号)に、有期労働契約の締結に際して使用者がとるべき手順が示されていますので、就業規則にも同指針に示されたルールに則った記載をしていれば、トラブルの防止につながると考えられます。

勤務・休暇・休職および安全・災害補償

始業と終業の時刻や休憩時間は、労基法89条の絶対的必要記載事項とされていますので、就業規則には必ず盛り込まなければならない項目です。

社員全員が同じ時間帯で業務に従事している会社であれば、シンプルな就業規則で済みますが、シフト勤務を採用していたり、パートタイム労働者を多く雇用する会社などでは、どうしても規則が複雑にならざるを得ません。

シフト勤務であれば、シフトごとの始業・終業時刻と、従業員へシフト転換に関して通知する時期などについて明記しておきます。

就業時間がまちまちなパートタイム労働者については、別途パートタイム労働者の規程を整備する、個別の労働契約で定める旨の委任規定を設けるといった対処が考えられます。

労基法上、使用者には毎週少なくとも1回または4週間に4日以上の休日を与えることが義務付けられていますが、この最低限の休日が「法定休日」です。

週休2日制をとっている会社などでは、この法定休日以外に会社が任意で定めた「法定外休日」も与えていることになります。

モデル規定などでは毎週日曜日を法定休日とし、それ以外の休日を法定外休日としているものがよく見られますが、どの日を法定休日とするかは自由です。

ただし、どの日が法定休日にあたるかが明確になっていないと、割増賃金の計算において混乱が生じることになりますので、就業規則で法定休日を特定するほうが望ましいと考えられます。

また、休日の振替を行う場合の手続きなどについても定めておく必要があります。

変形労働時間制を採用する場合は、就業規則にその旨を定める必要があります。

1カ月単位、1年単位、1週間単位、フレックスタイム制の4種類がありますが、1カ月単位(労使協定を締結した場合)、1年単位、1週間単位の変形労働時間制は労基署への届出が義務付けられています。

また、1年単位、1週間単位の変形労働時間制とフレックスタイム制は労使協定の締結が義務づけられています。

このうちフレックスタイム制については労使協定の労基署への届出は不要ですが、新たにフレックスタイム制を採用する時など就業規則を変更する際には、その旨の届出が必要となります。

1カ月単位の変形労働時間制については「変形期間」「変形期間を平均した1週間の労働時間が40時間を超えない旨の定め」「変形時間の起算日」「各日、各週の労働時間を就業規則に記載します。

1年単位の変形労働時間制では、労使協定に定める「対象となる労働者の範囲」「対象期間とその起算日」「特定期間」「対象期間中の労働時間(通常時間および特定期間中の始業・就業・休憩の時刻など)」を記載するほか、「期間途中の採用者や退職者に対する割増賃金の扱い」等の項目も明記することが望まれます。

1週間単位の変形労働時間制についても「起算日(起算日となる曜日)」「週40時間、1日10時間を超えない旨の定め」「各週の労働時間についての従業員への通知時期・通知方法」などを記載しておきます。

フレックスタイム制の場合は、清算期間(1カ月以内の一定期間)の総労働時間を定めると、従業員はこの枠内で始業・終業の時刻を自分で選び、自由に勤務することができます。

ただし、定例の会議など全社員が集まる必要がある場合などに業務に支障が出ないよう、必ず勤務しなければならないコアタイムと、それ以外のフレキシブルタイムを就業規則で設定するのが通常です。

在宅勤務者を使用する多くの企業では、就業規則の別規程として在宅勤務者の勤務規程を作成しているといわれています。

在宅勤務に関しては、平成24年3月に「在宅勤務での適正な労働時間管理の手引き」が厚生労働省から出されており、それらを踏まえながら規程を整備していくことが望まれます。

在宅勤務者の勤務規程のひな形を作成している(一社)日本テレワーク協会では、事業場外のみなし労働時間制をベースに始業・終業時の連絡方法や勤務中の労災の考え方、業務用の備品の取り扱いや情報セキュリティ、費用負担などについて定めていくことを推奨しています。

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もともと労働義務のない「休日」に対し、本来の労働義務を免除するのが「休暇」で、就業規則の絶対的必要記載事項の1つです。
休暇は法定休暇と法定外休暇に分けられます。

前者は法律で使用者に付与する義務が課されているもので、以下のようなものがあります。

法定休暇の例
  • 公民権行使の時間を確保するための休暇(労基法7条)
  • 年次有給休暇(同39条)
  • 産前産後休業(同65条)
  • 生理休暇(同68条)
  • 育児休業(育介法5条)
  • 介護休業(同11条)
  • 子の看護休暇(同16条の2)
  • 母子保健法に基づく通院時間確保のための休暇(均等法12条)など

使用者が任意で付与することのできる後者の例には、以下のようなものがあります。

法定外休暇の例
  • 慶弔休暇
  • 永年勤続休暇
  • 夏季特別休暇
  • 私傷病休暇
  • 研修休暇など

前記の休暇のうち、有給として扱わなければならないのは年次有給休暇のみで、それ以外の休暇中の賃金の支払いについてはノーワーク・ノーペイの原則により無給にすることができますが、会社が独自に有給として処理することも可能です。

これらの休暇を定めた場合は、取得した時の賃金がどう扱われるのかについて就業規則で明示しておくことが重要です。

また、法定休暇の中でも生理休暇のように必ずしも出勤扱いとはされない休暇もありますので、それぞれの休暇を出勤扱いとするか欠勤扱いとするかを明確に規定することも必要です。

生理休暇については、連続して取得する場合1日目を出勤扱いにして有給とし、2日目以降は欠勤として扱い無給にするケースも多くみられるようです。

年次有給休暇について就業規則に定める際には、従業員が請求する際の手続きや計画的付与を行う場合がある旨、欠勤の振替に年次有給休暇を充てる際の条件等についても明記しておくことが望まれます。

中途採用など従業員の入社時期がまちまちだと休暇の発生を個別に管理するのが煩雑になるため、法定の基準を下回らないことに留意しながら、全社員に統一した休暇発生の基準日を就業規則に定めて斉一的に処理したほうが、利便性は高いと考えられます。

就業規則における育児休業と介護休業の規定については、共通事項として1つの条文にまとめられるものもあります。

「不利益取扱いの禁止」や「賃金や賞与の取り扱い」、「復職後の勤務部署(休業直前の部署にするのが一般的)」など、特段の事情がなければ統一して規定できると考えられます。

ただし社会保険料は、育児休業については申出によって会社と従業員双方の負担分が免除されるものの、介護休業についてはそうした制度がありませんので、介護休業期間中に賃金が支払われない場合、被保険者負担分をどのように徴収するのかその取扱いについて就業規則に明記しておく必要があります。

慶弔休暇は、就業規則等で明確な規定をしておかないと混乱することも多いと言われています。

たとえば結婚に基づく休暇であれば再婚も含むのか、忌引なら本人との続柄でどこまでを対象とするのか、本人を喪主とする場合としない場合に分けるのか、私傷病が長引いて私傷病休暇から休職に移行する場合、どの段階で切り替えるのかといった要件や手続きについての取り決めです。

取得可能な日数を定める場合、休日もカウントするのか等を明確にしておくことも重要です。

2009年から始まった裁判員制度により、従業員が裁判員に任命されてその職務を行うために休暇を取得した場合は、会社は不利益な取り扱いをすることを禁止されました(裁判員法100条)。

ただし、裁判員法ではそのための休暇制度を設けることまでは要求していません。

しかしそうした制度を就業規則で整備しておけば、社員が安心して裁判員裁判に参加できるようになると考えられます。

裁判員休暇を規程した際に有給とするか無給とするかは会社の任意ですが、裁判員となった者に対しては交通費の他、1日8000円以内の日当が国から支給されることになっています。

休職制度は私傷病、公職就任、出向など従業員に労務の提供ができない事情が生じた場合に、雇用関係はそのまま維持しながら職場復帰を待つものです。

主な休職制度には私傷病休職、公務休職、研修休職、出向休職、組合専従休職などがあります。

私傷病休職は、健康保険の傷病手当金の支給期間が1年6カ月であることから、1年6カ月を最長としているケースが多くみられます。

従業員の勤続期間に応じて休業できる限度期間に差をつけて、数段階に分けて就業規則に記載しているものもあります。

さらに精神疾患などによくみられるパターンとして、いったん病気が治癒して復職したものの、すぐに再発してまた休職することがあります。

こうしたケースに対しては、例えば「3カ月以内に同一または類似の傷病が原因で休職した場合は前後の期間に通算する」といったような規定を置くなどの措置が考えられます。

研修休職や出向休職は会社都合による休職であり、公務休職や私傷病休職は従業員都合の休職であるといえます。

操業停止や営業自粛など、不測の事態に際して付与される「特別休職」であれば、会社都合による休職ですが休業手当という趣旨からその期間中は平均賃金の6割を支給する形をとることもありえます。

各休職期間について有給にするのか無給にするのか、有給であれば全額なのか通常の何割なのかという規定を明確にしておかないと、賃金を全額支払わなければならない可能性が残ります。

それぞれの期間について、退職金の計算等で考慮される勤続年数に含めるか否かも明記しておく必要があります。

所定の休職期間内に休職事由が消滅すれば、会社は従業員に復職を命じることになりますが、休職規定は設けていても復職規定が就業規則にないケースも散見されます。

私傷病休職などは休職事由が消滅したか否かを判断するのは難しいことも多く、休職者の主治医に診断書を提出してもらい、産業医の助言や復職判定委員会などを経て会社が復職を判断するに至るまでの手続きを、就業規則に定めておくことが重要です。

傷病や従業員の状況や休職中になされた会社の業務体制の変更によっては、休職直前に従事していた職務に復帰することが困難な場合もあるので、職務変更による復職の可能性も考慮したほうがよいと思われます。

私傷病休職などで、休職期間が満了しても休職事由が消滅せずに復職できない場合、多くの就業規則では退職か解雇の取り扱いをしています。

しかし「解雇扱いにすると、労基法20条に定める解雇予告手当の手続き等が必要になったり、退職金の計算に影響が出たりする可能性があり、従業員とのトラブルの種になる可能性もあるため、多くのモデル就業規則では「退職」の扱いにしています。

安全衛生に関する措置は、会社の側に義務があります。

その多くは安衛法に定められていますが、同法第4条では労働者に対し、事業者が実施する労働災害を防止する措置に協力するよう努力義務を定めていますので、就業規則にも法令に則って会社・従業員の双方が果たすべき義務を盛り込むのがよいと思われます。

健康診断についても同様に、事業者の実施義務と労働者の受診義務が安衛法66条に定められていますので、その旨を記載することが望まれます。

従業員の健康管理については安衛法で定められていますが、健康診断の回数や検査項目などは実施が義務付けられている最低限のものなので、それ以上の内容の受診を従業員に義務づける場合は、あらかじめ就業規則で定めておく必要があります。

ただし、「職場におけるエイズ問題に関するガイドラインについて(平7.2.20基発75号)」で示されているHIV感染の検査などは、原則として職場での検査が禁止されていますので、こうした点にも注意が必要です。

近年急増しているメンタルヘルスの問題については、産業医による面接指導や就業場所の変更、深夜業の減少といった職場での措置などを定めた「メンタルヘルス問題防止規定」を定めておくと混乱を防げます。

さらに、精神疾患などで休職した従業員が復職する際に「試し出勤」や「リハビリ出社」を行うことがよくありますが、これらが従業員の復職前に行われるのか復職後に行われるのかといった位置づけによって、賃金や労災、傷病手当金の扱いが異なってきます。

これら試し出勤・リハビリ勤務についている間の労働条件についても、就業規則に明記しておくことが重要です。

復職可否の判断をするのはあくまで会社ですので、その基準についても明確にしておく必要があります。

業務上の災害で労働者が負傷しあるいは疾病にかかった場合、使用者には労基法上の補償責任が生じることになりますが、実際には強制加入している労災保険で補償がなされ、その範囲で使用者は補償責任を免れるのが殆どです。

しかし会社の過失など責任の度合いによっては、従業員から民事上の損害賠償責任を問われる可能性があります。

そこで、会社が独自に上積み補償をして、従業員との訴訟などに発展するのを避ける制度を設けているところもあります。

就業規則等に定めて具体的な補償内容などを記載しています。

賃金・退職金および表彰・懲戒

賃金規程、給与規程

賃金に関する事項は就業規則の絶対的必要記載事項ですが、膨大な量になるので「賃金規程」「給与規程」といった別規程として整備するのが一般的です。

この規程は下記なような項目で構成されています。

賃金規程、給与規程の構成
  1. 総則(目的・適用範囲・賃金体系など)
  2. 賃金の支払い・計算方法
  3. 所定内賃金(基本給・役職手当・営業手当・家族手当など)
  4. 所定外賃金(通勤手当・割増賃金の算定基礎額・時間外勤務手当・深夜勤務手当・休日勤務手当など)
  5. 賃金の改定(昇給の時期・昇給額など)
  6. 賞与
  7. 附則(施行期日・改正手続きなど)

??に入る手当としては、他に「技能・資格手当」「精勤手当」といったものもあります。

会社は本来自由に賃金を決定することができますが、当然のことながら法律で定められた最低限の基準を下回らないことが前提です。

少なくとも、次の3つの事項をクリアしている内容の規定を、就業規則ないしは賃金規程に定めることが必要となります。

賃金規程、給与規程でクリアすべき内容
  1. 均等待遇(労基法3条):労働者の国籍、信条または社会的身分を理由とした差別的取り扱いの禁止。
  2. 男女同一賃金の原則(同4条):女性であることを理由にした、賃金についての男性との差別的取扱いの禁止。
  3. ??とも、有利に扱っても不利に扱っても該当する。
  4. 最低賃金(同28条):最低賃金法の定めるところにより、都道府県および一定の産業ごとに決められた賃金の最低基準を下回る賃金決定の禁止。

年俸制は、本来対象労働者から個別の同意を得ることを前提として導入すべきものと考えられています

事業場が統一的に制度を導入する場合は、就業規則の改正を伴うものになるので、一般的な不利益変更の場合と同様、改正内容が合理的であることが求められるとされています。

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退職金制度

退職金についても賃金規程等と同様、退職金規程を整備している会社も少なくありません。

退職金の定めを設けた場合は、適用される従業員の範囲、退職金の支給要件、額の計算及び支払方法、支払いの時期などを記載する必要があります。

就業規則や退職金規程に記載する退職金支給額の算定方式は年功を重視した色合いが濃く、退職時の基本給に勤続年数や退職事由別に応じた係数を乗じて額を算出するものが多く採用されてきました。

しかし不況の長期化による退職金制度の財政的な負担や低金利による積み立て不足、利益減少による原資の不足などに加え、雇用の流動化や就労意識の変化がもたらした、年功重視の制度に対する従業員の不満なども一部に生じてきたことを受け、様々な形で退職金制度の見直しが模索されています。

基本給の代わりに、累積ポイントを掛けて退職金を算定する「ポイント制」や退職金用の算定基礎額を別に設定する「別テーブル制」の導入、あるいは確定拠出型年金の移行などが挙げられます。

ただし、これまでの制度を見直す場合は、労働条件の不利益変更に該当する場合もあるので、原則として従業員の同意が必要と考えられますし、退職金制度を廃止する場合は代替措置が必要となることが殆どと思われます。

退職金については、従業員が死亡という形で退職した場合の支給について、どの遺族に支給されるのかを就業規則で明確にしておくとトラブルを防げます。

多くは労基則42〜45条にある遺族補償の規定に定める範囲および順位にしているようで、具体的には?配偶者・子?父母?孫?祖父母?兄弟姉妹の順です。

また、退職金の支払い後に懲戒解雇に該当するような不正行為や背信行為が発覚した場合などに備えて、既に支払った退職金の返還を請求できる旨を規程するのも有効と考えられます。

これは民法上の「不当利得返還請求」を根拠とするものですが、就業規則に明記しておくことで従業員の予測可能性を高め、不祥事の防止にも役立つことが期待されます。

表彰制度

表彰規程は本人だけでなく他の従業員にもインセンティヴを与え、会社との一体感を深めさせることなどにも効果が期待されることから、多くの企業が取り入れています。

表彰制度は就業規則の相対的必要記載事項にも該当しますが、定めておくべき内容には表彰を行う基準、表彰の内容・方法などがあります。

もっとも典型的なのが永年勤続ですが、他にも業務上の発明や改善、災害や犯罪の防止といった会社への顕著な貢献に対するものや、業務外でも社会への功績によって、会社の名誉を高めたものに対して行われる表彰があります。

懲戒制度

使用者は会社秩序を乱した従業員を制裁できる、いわゆる懲戒権を有するものとされますが、この懲戒権を使用者が具体的に行使するには、就業規則に懲戒権に関する事項を盛り込むことが必要になります。

特に懲戒は労働者に不利益を生じさせるものなので、公正な行使がなされるためにも懲戒事由はできるだけ具体的に定めなければなりません。

「その他前各号に準ずる行為、又は会社の信用に重大な影響を与える行為があったとき…」といったような一般条項や包括条項を挿入することは可能であり実務上必要ですが、原則的には掲げられた事由のみを懲戒の対象にするという、限定列挙の立場で規定するものとされています。

就業規則に記載される懲戒の種類で代表的なもの
  • 戒告(口頭で将来を戒める)
  • けん責(始末書をとって将来を戒める)
  • 昇給停止(始末書をとって次期の昇給を停止する)
  • 減給(始末書をとって賃金を減額する)
  • 出勤停止(始末書をとって出勤を停止しその間の賃金を支給しない)
  • 降格(始末書をとって職制上の地位を免じるか下位の等級へ降格する)
  • 諭旨解雇(解雇予告期間を設けて退職願いの提出を求め、提出があれば退職扱いとする)
  • 懲戒解雇(労基署の認定を受けた上で、予告期間なしに即時解雇する)

複数の種類の懲戒を組み合わせて適用することもできますが、違反行為の程度と処分のバランスがとれていることが必要です。

新たにできた懲戒規定はそれ以前の行為には及ばないとする「不遡及の原則」や、同じ事案に対して二重に処分をすることはできないとする「一事不再理の原則」に留意して懲戒処分を行わなければならない、とされています。

服務規律などの任意規定

就業規則には、規定・記載することを法律上義務付けられている項目以外にも会社が任意で定める服務規律・職務規律などの規定があります。

事業や業種の性質上独自に必要になるものもあれば、規律が守られることで組織を効率的に機能させるために定められるものもあります。

服務規律は、雇用全般にわたる遵守義務と、個々の職務において適用される遵守義務とに分けることもできます。

雇用全般にわたる遵守義務の例
  • 会社の信用維持
  • 秘密保持
  • 二重就業の禁止
  • セクハラ・パワハラ禁止
個々の職務において適用される遵守義務の例
  • 指示命令の遵守
  • 施設保全
  • 職務専念

労働市場の流動化が進み、企業が保持している知的財産権や営業秘密の流出が格段に起こりやすい状況になっている昨今、就業規則においても営業上の秘密や個人情報について、漏えいや目的外の使用を禁止する規定を設けることが重要になってきています。

営業上の秘密は不正競争防止法、個人情報は個人情報保護法で法的に保護されていますが、詳細な取り扱いの基準は就業規則で定めておく必要があります。

また、不競法上の保護の対象から外れてしまう会社としての秘密事項にも秘密保持義務を課すためには、やはり就業規則で従業員に守秘義務を課す必要が出てきます。

個人情報については、過去6カ月に継続してのべ5000人以上の個人情報を取り扱う会社が個人情報保護法の適用対象になります。

それ以外の場合でも、自主的に個人情報保護対策を立てておくことが重要で、安全管理の方法や正確性の確保、第三者提供の制限や苦情処理といった規定を整備しておくことが望まれます。

退職者についても、これらの情報をみだりに漏えいしないよう、秘密保持の誓約書を提出させる規定を定めておくほうがよいと考えられます。

社員が退職後に同業他社に転職したり、独立して起業する場合など、退職した会社が有していたノウハウや秘密を利用してしまい、会社に大きな打撃を与える場合があります。

そうした事態を防ぐためには、就業規則で競業避止の規定を定め、義務を従業員に課す方法が考えられます。

しかし、従業員には本来憲法で職業選択の自由が保障されているので、この競業避止義務は無条件で認められるものではありません。

判例などから、おおよそ合理的であると認められる要素
  • 競業避止の期間
  • 競業避止の場所的範囲
  • 対象となる職種の範囲
  • 従業員への代償の有無

あるモデル就業規則では、?はおよそ2〜3年、?は会社の主な営業エリアと重なる範囲が採用されています。

社員による発明で特許を取得した場合

高い技術力を駆使して商品の開発を行う会社では、社員が行った職務上の発明で特許を取得し、会社が大きな利益を得ることもあります。

そうなると発明した社員も利益の一部を分配するように主張する可能性は十分に考えられます。

そうした場合に必要になってくるのが、就業規則における職務発明の取り扱いに関する規定です。

「特許を受ける権利」は、社員が会社の業務の範囲内で行った職務上の発明であったとしても、発明を行った社員に原始的に帰属しますので(特許法29条)、会社には当然には承継されません。

しかしその発明のために多額の投資を行っているのは通常は会社ですので、あらかじめ社員の職務発明に関する権利は会社が承継できるように就業規則に定めておく方法がよくとられます。

逆に、新聞社の社員が執筆した記事や、放送局のディレクターが制作した番組などのいわゆる「職務著作」については、就業規則等に別段の定め等をしない限り、会社が著作権を有することになります(著作権法15条)。

会社は社員から特許を受ける権利を承継すると、発明に対する「相当の対価」を支払うことによって、その発明の権利を特許登録後も発明者の承諾なく自由に利用できる通常実施権を取得します(特許法35条)。

この「相当の対価」をめぐっては、かつての青色LEDの裁判にもあるようにトラブルが起きやすいので、会社と社員で十分に話し合い、会社の負担と社員のモチベーションを勘案しながら取り決めていく必要があります。

社員のネットや各種デバイス利用によるリスク回避

昨今、業務で電子メールやインターネットの検索エンジン等を使うのは当たり前になってきており、会社が独自のホームページを開設していたり、TwitterやFacebookなどのソーシャルメディアを活用する会社も増えてきています。

そうなるとメールの誤送信や言葉遣いなどをめぐるトラブルが起きたり、発言内容がもとで社会に多大な影響を及ぼす例も見られます。

また、会社のパソコンによるインターネットの使用に何らの制限もなければ、モラルの低下にもつながります。

こうしたリスクを未然に防ぐために、電子メールやインターネット、ソーシャルメディアの利用規程を就業規則に整備しておくことが望ましいとされます。

まず社内の電子メールやインターネットの履歴は、社内の管理者がチェックすることが可能であることを社員に通知することで、プライバシーに関するメールや不適切なサイトの閲覧・ダウンロードに抑制効果がかかることが期待されます。

その上で、利用は原則業務目的のものに限る旨やパスワードの管理についての取り決め、秘密情報や個人情報漏えいの禁止、さらにソーシャルメディアでのいわゆる「炎上」を防止するために留意すべき点や心構えなどを規定していきます。

会社からノートパソコンや携帯電話を貸与されて業務で使用する人も大勢いますが、破損したり、紛失して情報が漏えいするリスクが伴います。

こうした不測の事態に際してどのような対処をとるべきかについても、就業規則で規定しておくことは重要です。

携帯電話については、たとえば営業車を運転しながら通話するなど不適切な利用をしていたことで事故を起こしたりすれば、会社も責任を負うことになりますので、適切な使用を行うよう注意喚起をすることも大切だと考えられます。

最近では、スマートフォンやタブレットなど高機能情報端末を使用するケースも増加しており、社員の私物である端末を業務でも利用している場合も少なくありません。

パソコンよりも情報流出のリスクがはるかに高く、個人所有の場合は通信費などの内訳も曖昧になりがちなことから、原則として業務上個人所有の端末を使用することは禁止とし、やむを得ず使用した場合などは費用負担のルールを明確にしておくなど、規定を整備しておくことが必要と考えられます。

セクハラ、パワハラ防止対策

セクシュアルハラスメント(セクハラ)の防止については、男女雇用機会均等法で事業主に雇用管理上の措置義務が課せられており、平成19年施行の改正法ではそれまで女性だけが被害者として対象にされていたのを、男性にまで拡大しました。

パワーハラスメント(パワハラ)についても、法令等の明確な規定はまだ確立されていないものの、2012年1月に厚生労働省から「職場のいじめ・嫌がらせ問題に関する円卓会議ワーキング・グループ報告」が出されるなどして、徐々にその定義が固められつつあります。

セクハラの防止規定は、就業規則の中にハラスメントに該当する行為の例、苦情を受け付ける窓口の設置、当該行為を行った従業員への懲戒処分などについて記載し、まず事業主としてこうした行為に厳然と対処する旨を宣言することで従業員の意識を高めることを狙います。

さらに詳細について別規程を置いておくことが望まれます。

また、労働者派遣法47条の2により、派遣先の会社にも均等法11条の適用があります。

派遣先の会社は、他者から派遣を受けている労働者についても、自ら雇用する労働者と同様に、雇用管理上および指揮命令上必要な配慮をしなければなりませんので、その旨についても就業規則に規定しておくべきと考えられます。

マイカー通勤によるリスク回避

公共交通機関での通勤が可能な地域に会社がない場合など、マイカーでの通勤を認めなければならないケースがあります。

マイカー通勤は事故のリスクが高く、交通ルール違反や破損、盗難などにあった場合も含めて、会社がどこまで責任を持つかについても曖昧になりがちなので、就業規則等に会社としてのスタンスを明記しておくべきと考えられます。

また、各々の従業員の免許の更新状況、使用する車の保険の加入状況などもこまめにチェックして管理する必要があります。

マイカー通勤を行う従業員に自覚を促す意味で、交通法令遵守や安全運手の誓約書を提出させている例も多くみられます。

また、通勤手当に相当するガソリン代の支給や駐車場代の負担など、公共交通機関で通勤する従業員との間に不公平が生じないよう、バランスを考えて決定することが大切です。

福利厚生制度

カフェテリアプランは、企業の数ある福利厚生事業の中から従業員が自分のニーズに合ったサービスを選択できる制度です。

従業員およびその家族の人間ドックの受診や育児・介護に対する補助の他、自己啓発やボランティア活動に対する補助や、旅行やスポーツクラブ・カルチャースクールの利用に対する補助といったものがあります。

このような選択制の制度を運用する際に必ず問題になるのが公平性です。

就業規則等にきちんとルールを決めて、給付内容の他に年内に使用できる回数の制限の有無や、家族が利用できる事業についてはどこまでを対象とするのかなどを明確にし、従業員が納得できる運用を行うことが重要と考えられます。

作成から届出までの諸手続きなど

就業規則の作成および変更についての手続きは、労基法90条で規定されています。

労働者の過半数代表の意見を聴き、届出の際に意見書の形で添付することが求められています。

意見書が就業規則の内容に反対する趣旨のものだったとしても、そのことで届出が無効になることはありません。

ただ、労基法上は問題がなくても労使間の契約内容として民事的に有効かどうか、その合理性が問われる余地は残ります。

規則の内容が合理的でなければ、その就業規則に定めた労働条件の効力が否定される場合もあります。

就業規則では、制度を導入する際に労使協定を締結し、更に届出をすることを要件とするものがいくつかあります。

労使協定の締結が必要な項目として主なものには賃金支払いに関する規定や年休の計画的付与、一斉休憩の適用除外などがあり、締結と合わせて届出も必要になるのが、フレックスタイム制を除いた変形労働時間制や事業場外労働・裁量労働制に関する規定、時間外・休日労働に関する規定(36協定)、貯蓄金管理に関する規定といったものです。

尚、賃金支払いに関する制度のうち、通勤定期の現物支給のような賃金の一部を通貨以外のものでの支払いについては、労働組合と使用者との間で労働協約を締結しないと制度の導入はできません。

裁量労働制のうち企画型裁量労働制を導入する場合は、労使委員会を設置して決議をしたものを労基署に届け出て、さらに対象労働者の同意をとることが義務付けられています。

使用者は労働者に就業規則を周知させることを義務づけられていますが(労基法106条)、具体的な周知の方法については労基則52条の2で以下の3つの方法が掲げられています。

就業規則の周知方法
  • 常時各作業上の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること
  • 書面を労働者に交付すること
  • 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる媒体に記録し、かつ各作業場に労働者がその記録の内容を常時確認できる機器を設置すること

労働契約法が整備され、同法10条で就業規則の有効性を「合理性」と「周知」で判断すべきことが明文化されたことから、労働者への周知がなされていなければ就業規則は無効と判断される蓋然性が高くなっています。

多くの就業規則や付随する諸規程に、附則がつけられています。

附則の中でも重要なのが「施行期日」です。

新しい制度を導入する、もしくは変更・廃止をする場合いつからなされるのかが特定できなければ現場が混乱してしまいます。

施行または変更の内容が従業員に周知され内容を把握してもらった上で、休暇取得など個々の従業員が必要に応じて処理を行うことのできる期間を確保することも必要になりますので、規則を制定して従業員に周知してから実際に施行を開始するまでには一定の期間を置くのが通常です。

参考文献
  • 熊井憲章著「労働契約法に対応就業規則のすべて」(日本能率協会マネジメントセンター刊)
  • 渋谷パブリック法律事務所編「一番わかりやすい就業規則の改訂方法」(税務経理協会刊)
  • 有限会社人事・労務著「こんな会社で働きたい社員がよろこぶ会社のルール・規定集101」(かんき出版刊)他

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